Szenarioanalyse – Was wäre wenn?

Die Szenarioanalyse, ursprünglich aus dem militärischen Bereich, hat sich als essenzielles Instrument im Projektportfoliomanagement etabliert. Sie ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Risiken, optimiert die Ressourcenallokation und unterstützt datenbasierte Entscheidungen. Moderne Tools wie Tempus Resource integrieren Echtzeitsimulationen in den Demand- und PPM-Prozess, um Engpässe und Budgetauswirkungen zu minimieren und strategische Neuausrichtungen zu unterstützen.

Die Wurzeln der Szenarioanalyse liegen im militärischen Bereich. Dort wurde sie entwickelt, um mögliche Handlungsoptionen eines Gegners in Krisensituationen oder Konflikten vorauszudenken. Ziel war es, verschiedene Szenarien zu simulieren und sich optimal auf die wahrscheinlichsten Entwicklungen vorzubereiten. Dies ermöglichte es, frühzeitig strategische Maßnahmen zu ergreifen und auf unvorhergesehene Wendungen flexibel zu reagieren.

Diese Art der strategischen Planung fand bald auch Anwendung in anderen Bereichen, insbesondere in der Logistik und Ressourcenallokation. In der Wirtschaftswissenschaft wurde die Szenariotechnik ab den 1960er Jahren durch Herman Kahn und Anthony J. Wiener systematisch eingeführt. Die beiden Futurologen erkannten das Potenzial der Methode für langfristige Planungen und Unsicherheitsanalysen. Seitdem hat sich die Szenarioanalyse als unverzichtbares Werkzeug in der Unternehmensstrategie, insbesondere im Projektportfoliomanagement (PPM) und Projektcontrolling, etabliert.

In einer immer dynamischeren Geschäftswelt ist die Fähigkeit, zukünftige Entwicklungen frühzeitig zu erkennen, entscheidend für den Unternehmenserfolg. Das Projektportfoliomanagement (PPM) nutzt die Szenarioanalyse, um fundierte Entscheidungen über die Verteilung von Ressourcen und Budgets zu treffen. Die zentralen Ziele sind:

Besonders hervorzuheben ist, dass die Szenarioanalyse insbesondere bei der Allokation von Ressourcen eine zentrale Bedeutung gewonnen hat. Der Grund liegt in der hohen Komplexität, die mit dem Management von Ressourcen verbunden ist. Während Budgets relativ einfach skaliert oder umverteilt werden können – da sie in einer einheitlichen Währung ausgedrückt werden –, sind Mitarbeiter, Kapazitäten, Skills und Erfahrungen wesentlich anspruchsvoller zu steuern.

1. Multiprojektarbeit: Ressourcen arbeiten oft gleichzeitig an mehreren Projekten, Initiativen oder Epics. Dadurch entstehen konkurrierende Prioritäten und komplexe Abhängigkeiten.
2. Begrenzte Verfügbarkeit: Mitarbeiter stehen nicht unbegrenzt zur Verfügung und lassen sich nicht beliebig skalieren oder kurzfristig ersetzen.
3. Langfristige Bindung: Neue Talente mit den erforderlichen Skills zu gewinnen, erfordert oft lange Vorlaufzeiten, während Know-how-Träger nicht einfach austauschbar sind.
4. Eingeschränkte Flexibilität: Ressourcen lassen sich nicht einfach von einem Projekt auf ein anderes „umschichten“. Unterschiedliche Kompetenzen, Einarbeitungszeiten und Teamintegration müssen berücksichtigt werden.
5. Häufige Engpässe als Risikofaktor: Ressourcen sind oft der limitierende Faktor für Projektfortschritte. Fehlt eine kritische Kompetenz oder ist eine Schlüsselperson überlastet, können gesamte Projektpläne ins Wanken geraten.

Daher sind Ressourcen die wichtigste, aber auch die komplexeste Abhängigkeit im Projektportfolio – und sie sind nicht ohne Grund die Hauptursache für Projekte in Schieflage. Ein falsches Ressourcenmanagement kann zu massiven Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder gar dem Scheitern ganzer Initiativen führen.

Genau hier setzt die Szenarioanalyse an: Sie hilft Unternehmen, realistische Alternativen für unterschiedliche Ressourcenszenarien zu entwickeln und frühzeitig kritische Engpässe zu identifizieren. Durch den Einsatz moderner Simulationstools wie Tempus Resource können Organisationen nicht nur erkennen, wann und wo Ressourcen fehlen, sondern auch Strategien entwickeln, um Kapazitätsprobleme zu lösen, bevor sie eskalieren.

Veränderungen in Unternehmen und Märkten sind unvermeidlich. Externe und interne Faktoren können das Projektportfolio erheblich beeinflussen. Besonders relevante Externalitäten sind:

In diesem dynamischen Umfeld müssen Unternehmen schnell Antworten auf kritische Fragen finden. Insbesondere die Verfügbarkeit und Allokation von Ressourcen ist dabei eine der größten Herausforderungen. Entscheidende Fragen, die mithilfe der Szenarioanalyse und Simulationstools beantwortet werden können, umfassen:

Diese Fragen sind essenziell, um sich proaktiv auf Veränderungen vorzubereiten. Ohne fundierte Szenarioanalysen laufen Unternehmen Gefahr, kurzfristig und reaktiv handeln zu müssen – mit potenziell hohen Kosten und Risiken.

Damit die Szenarioanalyse ihre volle Wirkung entfalten kann, muss sie nahtlos in den gesamten Projektportfoliomanagement (PPM)-Prozess integriert werden. Die bloße Betrachtung von Vergangenheitsdaten reicht nicht aus, um zukünftige Herausforderungen zu bewältigen. Unternehmen müssen kontinuierlich mögliche Zukunftsszenarien durchspielen, um sich optimal auf veränderte Rahmenbedingungen vorzubereiten.

Ein erfolgreicher Einsatz der Szenarioanalyse im PPM umfasst folgende Maßnahmen:

Die Praxis zeigt, dass Unternehmen mit unerwarteten Veränderungen konfrontiert sind, die sich massiv auf das gesamte Projektportfolio auswirken können. Szenarioanalysen helfen, diese Herausforderungen nicht nur zu erkennen, sondern auch passende Strategien zu entwickeln. Hier sind einige Beispiele:

Eine Szenarioanalyse ist kein einmaliger Prozess, sondern eine kontinuierliche Aufgabe. Unternehmen, die sich nur einmal pro Jahr mit ihrer Ressourcen- und Portfolioplanung beschäftigen, laufen Gefahr, dass ihre Strategien bereits nach wenigen Monaten überholt sind.

Deshalb ist eine rollierende Portfolio- und Ressourcenplanung entscheidend. Dies bedeutet, dass Unternehmen regelmäßig – in kurzen, iterativen Abständen – ihre Projekte und Ressourcen neu bewerten und anpassen. Diese Methode stellt sicher, dass Kapazitätsengpässe, veränderte Prioritäten und unerwartete Ereignisse rechtzeitig erkannt und berücksichtigt werden.

In einem früheren Artikel zur rollierenden Portfolio- und Ressourcenplanung habe ich detailliert beschrieben, wie Unternehmen diese Methode erfolgreich in ihre Prozesse integrieren können. Die Kombination aus Szenarioanalyse und rollierender Planung bietet die beste Grundlage, um in einer dynamischen Geschäftswelt agil zu bleiben und strategische Ziele zuverlässig zu erreichen.

Die hohe Komplexität der Abhängigkeiten im PPM macht den Einsatz spezialisierter Technologien und Simulationstools unerlässlich. Moderne Softwarelösungen (Tool-Vergleich) ermöglichen:

• Echtzeit-Simulationen verschiedener Szenarien und deren Auswirkungen auf das gesamte Portfolio.
• Automatische Berechnung von Engpässen und Optimierungsvorschlägen.
• Detaillierte Prognosen zu Ressourcenverfügbarkeiten, Budgets und Zeitplänen.

Tempus Resource ist eine der führenden Lösungen für diese Art von Simulationen. Die Software bietet Unternehmen sofortige Antworten auf Fragen zu Kapazitäten, Budgetimplikationen und strategischer Priorisierung. Dank ihrer leistungsstarken Algorithmen können Unternehmen komplexe „Was-wäre-wenn“-Analysen in Echtzeit durchführen und datenbasierte Entscheidungen treffen.

Ohne spezialisierte Software wäre die Beantwortung solcher Fragen extrem zeitaufwendig und fehleranfällig. Moderne Tools wie Tempus Resource ermöglichen es, diese Analysen in Echtzeit durchzuführen und fundierte, datengetriebene Entscheidungen zu treffen.

Die Szenarioanalyse hat sich von einer militärischen Taktik zu einem unverzichtbaren Instrument der strategischen Unternehmensführung entwickelt. Besonders im Projektportfoliomanagement (PPM) ermöglicht sie es, nicht nur auf Veränderungen zu reagieren, sondern diese gezielt zu antizipieren.

Gerade die Allokation von Ressourcen – sei es in Form von Personal, Skills oder Kapazitäten – ist komplexer als reine Budgetentscheidungen. Ressourcen arbeiten parallel an mehreren Initiativen, sind nicht beliebig skalierbar und lassen sich nicht ohne Weiteres umverteilen. Daher sind Ressourcenengpässe eine der Hauptursachen für Projekte in Schieflage – und genau hier bietet die Szenarioanalyse entscheidende Vorteile.

Dank moderner Technologien können Unternehmen heute in Echtzeit Simulationen durchführen, um die Auswirkungen von Projektverschiebungen, Budgetkürzungen oder Personaländerungen zu verstehen. Mit Tools wie Tempus Resource lassen sich Fragen zu Ressourcenverfügbarkeiten, Skill-Defiziten oder Priorisierungsentscheidungen sofort beantworten – und das auf Basis fundierter, datengetriebener Analysen.

Letztendlich ist die Szenarioanalyse kein einmaliges Planungswerkzeug, sondern muss kontinuierlich in eine rollierende Portfolio- und Ressourcenplanung integriert werden. Nur so können Unternehmen flexibel bleiben, auf Marktveränderungen reagieren und langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.