Abschnitte

Ressourcenmanagement Tool Vergleich: Funktionen, Branchenanforderungen und Trends

Autor: Tempus Resource EU

15. April 2025

Lesezeit: 17min

Management Summary

Ressourcenplanung ist essenziell, um personelle, finanzielle und sachliche Kapazitäten optimal zu steuern und Engpässe zu vermeiden. Besonders personelle Ressourcen sind der kritischste und komplexeste Faktor, da sie maßgeblich den Projekterfolg beeinflussen. Durch systematische Planung können Über- und Unterauslastungen vermieden, Kosten optimiert und Projektverzögerungen reduziert werden. Dieser Leitfaden diskutiert 6 zentrale Best-Practices, definiert die Ressourcenplanung in 5 Schritten und zeigt, wie moderne Softwarelösungen Unternehmen dabei unterstützen, den Planungsprozess zu automatisieren und Ressourcenengpässe zu vermeiden.

Management Summary

Ressourcenmanagement-Tools sind essenziell für die Optimierung operativer Abläufe und eine zukunftsweisende strategische Planung. Moderne Lösungen reichen von einfachen Tabellenkalkulationen über projektbasierte Systeme bis hin zu spezialisierten Softwares, die umfassende Funktionen wie Echtzeit-Szenarioanalysen, KI, Skillmanagement und Kapazitätsplanung integrieren. Dadurch ermöglichen sie eine effiziente Ressourcennutzung, minimieren Engpässe und unterstützen Unternehmen bei der nachhaltigen Skalierung ihrer Projekte.

Abschnitte

Einleitung

Effizientes Ressourcenmanagement ist eine der wichtigsten Aufgaben für Unternehmen, die erfolgreich Projekte oder Initiativen umsetzen und gleichzeitig ihre langfristigen Kapazitäten strategisch nutzen wollen. Angesichts der Vielzahl an Ressourcenmanagement-Tools ist es entscheidend, die richtigen Lösungen zu finden, die sowohl kurzfristige operative als auch langfristige strategische Anforderungen erfüllen. In diesem umfassenden Vergleich beleuchten wir, welche Tools es gibt, welche Funktionen sie bieten und wie sie auf spezifische Branchenbedürfnisse zugeschnitten sind.

Arten von Ressourcenmanagement-Tools

Das Angebot an Ressourcenmanagement-Tools ist vielfältig und lässt sich grob in drei Kategorien einteilen: Excel und einfache Tabellen, Projektmanagement-Tools mit Ressourcenfunktionen und spezialisierte Ressourcenmanagement-Software. Jedes dieser Werkzeuge hat spezifische Stärken und Schwächen und eignet sich je nach Komplexität der Anforderungen und Größe des Unternehmens für unterschiedliche Einsatzszenarien.

Excel und einfache Tabellen sind oft der erste Schritt ins Ressourcenmanagement. Sie bieten Flexibilität und Kostenersparnis, stoßen jedoch bei komplexen Planungen schnell an ihre Grenzen. Projektmanagement-Tools wie Microsoft Project kombinieren Ressourcenmanagement mit Projektplanung, eignen sich jedoch vor allem für kleinere Teams oder weniger anspruchsvolle Projekte. Für Unternehmen, die strategisches Ressourcenmanagement, Szenarioanalysen oder Skillmanagement benötigen, sind spezialisierte Ressourcenmanagement-Lösungen wie Tempus Resource oder Meisterplan die bessere Wahl.

Im Folgenden werden die drei Kategorien detaillierter betrachtet, um ihre Anwendungsbereiche und Einschränkungen aufzuzeigen.

Excel und einfache Tabellen

Excel wird häufig als erster Einstieg ins Ressourcenmanagement genutzt, da es kostengünstig und flexibel ist. Teams können Tabellen erstellen, um Verfügbarkeiten, Projektaufgaben und Kapazitäten zu verfolgen.

Stärken

  • Geringe Einstiegshürden und Kosten

  • Hohe Anpassbarkeit

Schwächen

  • Begrenzte Funktionalität für komplexe Szenarien oder Simulationen

  • Keine Automatisierungen oder Echtzeitdaten

  • Menschliche Fehler (Copy-Paste/Formeln)

Projektmanagement-Tools mit Ressourcenfunktionen

Projekt- und Portfoliomanagement-Tools wie Microsoft Project, Planisware und Planview erweitern die Funktionalität von Tabellen um Workflow-Management und Ressourcenplanung. Diese Tools eignen sich gut für Teams, die einfache Ressourcenbedarfe innerhalb von Projekten abbilden möchten.

Stärken

  • Integration von Aufgaben- und Ressourcenmanagement

  • Portfoliomanagement

Schwächen

  • Keine Unterstützung für Skillmanagement oder Szenarien

  • Eingeschränkte übergreifende Kapazitätsplanung

Spezialisierte Ressourcenmanagement-Software

Spezialisierte Tools wie Tempus Resource bieten erweiterte Funktionen für strategisches Ressourcenmanagement. Sie ermöglichen unter anderem Skillmanagement, Szenarioanalysen und unternehmensweite Kapazitätsplanung.

Stärken

  • Umfangreiche Funktionen für komplexeste Anforderungen im Ressourcenmanagement

  • Nahtlose Integration mit bestehenden Systemen

  • Unterstützung für Skillmanagement und Szenarien

Schwächen

  • Kein Aufgaben- oder Vertragsmanagement (wichtig: Connectoren oder API)

Wichtige Capabilities eines Ressourcenmanagement-Tools

Ein effektives Ressourcenmanagement-Tool muss eine Vielzahl von Funktionen bieten, um die Planung, Überwachung und Optimierung von Ressourcen zu unterstützen. Neben grundlegenden Funktionen wie Ressourcenplanung und Kapazitätsmanagement sollten moderne Tools auch fortschrittliche Funktionen wie Echtzeitsimulationen, Skillmanagement und Anfrageworkflows beinhalten. Diese Fähigkeiten sind entscheidend, um sowohl kurzfristige als auch strategische Anforderungen zu erfüllen, aber auch alle Stakeholder mit ihren Bedürfnissen gezielt zu adressieren. Wir haben hier eine Übersicht der wesentlichsten Anforderungen an ein Ressourcenmanagement-Tool gebündelt:

1. Ressourcenplanung und -zuweisung

Ein leistungsstarkes Ressourcenmanagement-Tool muss eine effiziente Planung und Zuweisung von Ressourcen gewährleisten – und zwar auf einem Projekt aber auch auf mehreren Projekten oder anderen Tätigkeiten gleichzeitig (à la Excel). Dazu gehören die Verwaltung von Kapazitäten, die Zuweisung von Aufgaben und die Fähigkeit, Überlastungen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Technische Anforderungen:

  • Zeitlich differenzierte Planung: Ressourcen müssen auf Stundenbasis, als FTE (Full Time Equivalent) oder in anderen Kapazitätseinheiten (Personentagen, Storypoints oder FTE) geplant werden können.
  • Spreadsheet-ähnliches Interface: Tools sollten ein benutzerfreundliches, tabellenbasiertes Interface bieten, das die Planung einzelner und mehrerer Projekte sowie die Zuweisung von Ressourcen übersichtlich darstellt.
  • Echtzeit-Heatmaps: Tools müssen konfigurierbare Heatmaps bereitstellen, die Überlastungen auf verschiedenen zeitlichen Ebenen hervorheben können, z. B. pro Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr oder auch nach fiskalischen Monaten und Quartalen.
  • Visuelle Darstellungen: Die Verfügbarkeit und Auslastung von Ressourcen sollten durch Diagramme und Kalenderansichten leicht verständlich visualisiert werden.

Dynamische Teamzusammenstellungen: Ressourcen sollten flexibel einzelnen Teams zugeordnet werden können, auch mit variablen Arbeitszeiteinheiten wie Stunden, Tagen oder Storypoints.

Kapazitätsmanagement ermöglicht es Organisationen, die Verfügbarkeit ihrer Ressourcen optimal zu nutzen, Überlastungen zu vermeiden und Engpässe proaktiv zu adressieren. Es ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Ressourcennutzung nicht nur effektiv, sondern auch nachhaltig gestaltet wird. Ein fortschrittliches Kapazitätsmanagement-Tool integriert präzise Planungsmechanismen mit flexiblen Analysemöglichkeiten und unterstützt damit sowohl operative als auch strategische Entscheidungen.

Technische Anforderungen:

  • Flexible Forecasting: Tools sollten die Möglichkeit bieten, Kapazitäten auf Basis von Rollen, namentlich benannten Ressourcen, Teams oder Platzhaltern flexibel vorherzusagen und zu planen.
  • Automatische Berechnungen: Kapazitätseinheiten wie Stunden, FTE oder Storypoints sollten im Interface automatisch zwischen den verfügbaren Metriken umgerechnet werden können.
  • Allokationen für Projekte und Linientätigkeiten: Ressourcenmanager sollten Zuweisungen sowohl für Projekte als auch für laufende Geschäftstätigkeiten (Business as Usual) erstellen und überwachen können.
  • Echtzeit-Heatmaps: Tools müssen Überlastungen und freie Kapazitäten in Echtzeit darstellen können, z. B. auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Ebene sowie nach fiskalischen Perioden.
  • Arbeitszeitmodelle: Arbeitszeitmodelle müssen auf Mitarbeiterebene administrierbar sein. Diese umfassen persönliche Arbeitszeiten, Teilzeitvereinbarungen oder individuelle Kapazitäten.

Globale Kalender: Tools sollten globale Kalender wie Feiertagskalender unterstützen, die für verschiedene Regionen oder Teams zentral verwaltet werden können, um Verfügbarkeiten präzise zu planen.

Zeiterfassung ist ein essenzieller Bestandteil des Ressourcenmanagements, der jedoch häufig missverstanden wird. Sie sollte nicht als Kontrollinstrument für Mitarbeitende genutzt werden, sondern vielmehr als Werkzeug zur Optimierung der Planung und des Forecastings dienen. Durch die Erfassung von geleisteten Zeiten lassen sich geplante und tatsächliche Aufwände vergleichen, was eine Grundlage für fundierte, vorausschauende Entscheidungen schafft.

Ein modernes Tool muss dabei flexibel und benutzerfreundlich gestaltet sein, um die Akzeptanz bei Mitarbeitenden zu fördern und gleichzeitig die Anforderungen von Ressourcen- und Projektmanagern zu erfüllen.

Technische Anforderungen:

  • Zeiteinträge auf verschiedenen Granularitäten: Mitarbeitende sollten die Möglichkeit haben, Zeiteinträge täglich, wöchentlich oder monatlich vorzunehmen, abhängig von den Anforderungen des Projekts oder des Teams.
  • Einheitenwechsel: Die Zeiterfassung sollte zwischen verschiedenen Einheiten wie Zeit (Stunden/Tage), FTE oder FTE% umschaltbar sein, um unterschiedliche Szenarien und Planungsbedarfe zu unterstützen.
  • Anmerkungen hinzufügen: Mitarbeitende sollten Notizen sowohl auf Aufgabenebene als auch auf der Ebene des gesamten Timesheets hinzufügen können, um zusätzliche Kontexte zu erfassen.
  • Genehmigungs-Workflows: Eingebaute Genehmigungsprozesse sollten es Ressourcen- und Projektmanagern ermöglichen, Zeiteinträge effizient zu prüfen und freizugeben.
  • Self-Assignment: Mitarbeitende sollten ihre aktuellen Aufgaben einsehen und sich selbst Aufgaben zuweisen können, die außerhalb ihrer aktuellen Projekttätigkeiten liegen.
  • User-Impersonations: Um Abwesenheiten oder Vertretungsregelungen zu unterstützen, sollte es möglich sein, Zeiterfassungen und Genehmigungen im Namen anderer Mitarbeitender durchzuführen.
  • Vergleich von Planung und Realität: Tools sollten einfache Vergleiche zwischen geplanten Allokationen und tatsächlich aufgewendeter Zeit in übersichtlichen Planungsrastern ermöglichen.

Integrierte Berichterstellung: Zeiterfassungsdaten sollten in Berichten auf verschiedenen Ebenen integriert werden können, z. B. Portfolio-, Produkt-, Projekt-, Aufgaben-, Abteilungs-, Team- oder Rollenebene.

In einer von ständigen Veränderungen geprägten Welt ist es für Organisationen entscheidend, flexibel auf neue Entwicklungen reagieren zu können. Die Fähigkeit, potenzielle Änderungen zu simulieren, ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Ressourcen optimal auf veränderte Anforderungen auszurichten. Szenarioanalysen und Was-wäre-wenn-Simulationen bieten nicht nur Einblicke in die Auswirkungen möglicher Veränderungen, sondern auch die Chance, Projekte und Portfolios strategisch zu optimieren.

Ein modernes Ressourcenmanagement-Tool sollte über umfassende Funktionen verfügen, um Szenarien in Echtzeit zu analysieren und Anpassungen risikofrei zu simulieren.

Technische Anforderungen:

  • Simulation von Projektzeitplanänderungen: Tools sollten es ermöglichen, Zeitpläne zu simulieren, einschließlich des Löschens, Klonens, «Dehnen», Kürzens, Verschiebens und Schneiden von Projekten.
  • Optimale Start- und Liefertermine: Das Tool sollte in der Lage sein, die optimalen Start- und Lieferdaten für bestehende und neue Projekte zu identifizieren, basierend auf Kapazitäten und Ressourcenverfügbarkeit. Stichwort: Recommendation-Engine.
  • Visualisierung von Ressourcenpools: Tools sollten die Auswirkungen von Szenarien auf die Verfügbarkeit und Kapazität einzelner Ressourcen und aggregierter Ressourcenpools mithilfe von Heatmaps, Coolmaps und Supply/Demand-Diagrammen darstellen.
  • Simulation von Headcount-Änderungen: Szenarien sollten Änderungen an der Belegschaft wie Neueinstellungen, Abgänge oder Ressourcenaustausche auf Projektebene simulieren können.
  • Finanzielle Auswirkungen: Tools müssen die finanziellen Auswirkungen von Änderungen sowohl auf Arbeitskosten als auch auf Nicht-Arbeitskosten visualisieren und diese Kosten nach Kategorien und Projekttypen aufschlüsseln.
  • Multi-User-Umgebung: Eine Multi-User-Umgebung sollte es mehreren Nutzern ermöglichen, unbegrenzte Modelle zu erstellen – entweder gemeinsam genutzte oder private Szenarien.

Keine Auswirkungen auf Live-Daten: Simulationsmodelle sollten keinen Einfluss auf Live-Daten haben, mit der Möglichkeit, Änderungen rückverfolgbar und selektiv rückgängig zu machen.

Ein effektives Skillmanagement ist ein zentraler Bestandteil moderner Ressourcenmanagement-Systeme. Es sorgt nicht nur dafür, dass die richtigen Personen mit den passenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben angesetzt werden, sondern ermöglicht auch eine strategische Ausrichtung der Workforce. Unternehmen können mithilfe von Skillmanagement die Entwicklung ihrer Mitarbeitenden fördern, Schulungsbedarfe identifizieren und gezielt in Rekrutierungs- oder Weiterbildungsmaßnahmen investieren.

Ein leistungsfähiges Skillmanagement-Tool sollte die Verwaltung und Nutzung von Fähigkeiten nahtlos in die Ressourcenplanung integrieren.

Technische Anforderungen:

  • Zentrale Skills-Matrix: Tools müssen eine umfassende Skills-Matrix verwalten können, die bis zu 1.000+ Kompetenzen umfasst.
  • Flexible Nachverfolgung von Fähigkeiten: Tools sollten es ermöglichen, Fähigkeitsniveaus mit Rankings, True/False-Optionen, High-Medium-Low-Werten oder sogn. Proficiency-Stufen zu verfolgen.
  • Einfache Datenimporte: Skills sollten einfach über Excel, APIs oder direkt über die Benutzeroberfläche hinzugefügt werden können, z. B. mit Dropdown-Listen oder Schiebereglern.
  • Flexible Zugriffspolicies: Tools sollten hierarchische Zugriffsrechte unterstützen, sodass Manager Skills bearbeiten können, während Mitarbeitende ihre eigenen Fähigkeiten selbstständig aktualisieren können.
  • Integration in Dashboards: Skilldaten sollten in Berichte und Dashboards integriert werden können, um Fähigkeitslücken mithilfe von Heatmaps zu identifizieren.

Einsatz in der Ressourcenplanung: Tools sollten Skilldaten in die Genehmigung und das «Ersetzen» von Ressourcen einbinden, um sicherzustellen, dass Planungsentscheidungen auf der Grundlage aktueller Kapazitäten und Skills getroffen werden.

Effiziente Anfrage- und Genehmigungsprozesse sind essenziell, um sicherzustellen, dass Ressourcen optimal eingesetzt werden. Ein gutes Ressourcenmanagement-Tool sollte in der Lage sein, komplexe Anfragen zu vereinfachen und Genehmigungen zu beschleunigen, ohne dabei die notwendige Transparenz und Genauigkeit zu opfern. Besonders in dynamischen Projektumfeldern sind flexible und intelligente Workflows entscheidend, um schnell auf Änderungen reagieren zu können, aber auch um eine reibungslose Kommunikation zwischen Projektleitern und Ressourcenverantwortlichen sicherzustellen.

Ein modernes System sollte dabei nicht nur die aktuellen Kapazitäten berücksichtigen, sondern auch KI-gestützte Empfehlungen zur besten Ressourcenzuweisung geben.

Technische Anforderungen:

  • Umfassende Anfragen- und Genehmigungsworkflows: Tools müssen vollständige Workflows bereitstellen, die sowohl Ressourcenanfragen als auch Genehmigungen effizient abwickeln können.
  • 360°-Übersicht: Tools sollten eine umfassende Übersicht über Ressourceneigenschaften, Fähigkeiten und verbleibende Verfügbarkeiten bieten, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.
  • KI-gestützte Empfehlungen: KI-basierte Funktionen sollten die am besten geeigneten Ressourcen basierend auf Metadaten, Fähigkeiten und verbleibender Verfügbarkeit vorschlagen.
  • Flexibles Umschalten zwischen Kapazitätseinheiten: Tools sollten es ermöglichen, Ressourceneinheiten (z. B. Stunden, FTE, Personentage) auf verschiedenen zeitlichen Ebenen (z. B. Tag, Woche, Monat) einfach zu wechseln.

Benachrichtigungen: Tools sollten Ereignisbenachrichtigungen auf Benutzerebene anbieten, die über die App oder Plattformen wie MS Teams eingerichtet werden können, um Nutzer über Statusänderungen oder erforderliche Aktionen zu informieren.

Spezifische Anforderungen in verschiedenen Branchen und Use Cases

Ressourcenmanagement ist nicht nur ein allgemeines Bedürfnis von Unternehmen, sondern wird in unterschiedlichen Branchen und Anwendungsfällen spezifisch interpretiert. Jede Branche bringt einzigartige Anforderungen und Herausforderungen mit sich, die ein Ressourcenmanagement-Tool erfüllen muss, um effektiv und nutzenstiftend eingesetzt werden zu können.

IT und Softwareentwicklung

In der IT und Softwareentwicklung ist Agilität der Schlüssel zum Erfolg. Teams müssen schnell auf wechselnde Anforderungen reagieren, parallel an mehreren Projekten arbeiten und dabei sowohl Linientätigkeiten (RUN) als auch innovative Projekte (Change) koordinieren.

Wichtige Anforderungen:

  • Planung von Grundlasten und Linientätigkeiten: Tools müssen in der Lage sein, neben dem Change-Portfolio auch wiederkehrende Aufgaben wie Wartung und Support zu planen.
  • Unterstützung agiler Methoden: Ressourcen müssen auf Rollen, Teams oder Storypoints geplant werden können, um agile Ansätze wie Scrum oder Kanban zu unterstützen.
  • Hybride Teamplanung: Die Möglichkeit, Teams flexibel zusammenzustellen und den Anteil von Mitgliedern an bestimmten Projekten pro Woche oder Monat anzupassen.
  • Integration mit Entwicklungstools: Nahtlose Anbindung an Tools wie Jira oder Azure DevOps, um bestehende Workflows zu ergänzen, anstatt sie zu ersetzen.
  • Sequenzierung von Tätigkeiten: Tools sollten die Sequenzierung von Tätigkeiten, Epics oder Projekten im Sinne eines Produktbacklogs unterstützen. Dies sollte in Hinblick auf die Release-Roadmap mit Hilfe von Echtzeit-Szenarioanalysen möglich sein.

Audit und Beratung (PSA)

In der Audit- und Beratungsbranche ist die präzise Planung und Zuweisung von Ressourcen entscheidend, da Projekte oft zeitlich eng getaktet und stark vom Kundeneinfluss geprägt sind.

Wichtige Anforderungen:

  • Integration mit spezialisierten Tools: Ressourcenmanagement-Tools müssen nahtlos mit Standardlösungen im Bereich «Auditierung» wie TeamMate+ kompatibel sein. Während TeamMate+ Auditdaten verwaltet, übernimmt das Ressourcenmanagement-Tool die Planung und Simulation von Zuweisungen.
  • Maximierung fakturierbarer Stunden: Heatmaps sollten nicht nur Überlastungen, sondern auch Unterauslastungen anzeigen, um den Anteil fakturierbarer Stunden zu maximieren.

What-if-Analysen: Tools müssen Szenarien simulieren, um Kapazitätsengpässe oder potenzielle Verzögerungen frühzeitig zu identifizieren.

Enterprise PMO / Portfoliomanagement

Das Enterprise Project Management Office (EPMO) fungiert als zentrale Einheit für die Koordination von Projektportfolios und deren Ausrichtung auf strategische Unternehmensziele – die Ressourcen und Kapazitäten bilden dabei (neben den Finanzen) das Nadelöhr.

Wichtige Anforderungen:

  • Portfolioübergreifendes Kapazitätsmanagement: Tools müssen in der Lage sein, Ressourcenallokationen auf Portfolioebene darzustellen und strategische Prioritäten zu berücksichtigen.
  • Reporting und Analysen: Umfangreiche Berichterstellung, die es ermöglicht, den Fortschritt und die Ressourcenauslastung projektübergreifend zu überwachen.

Unterstützung hybrider Methoden: Tools sollten klassische und agile Ansätze gleichzeitig unterstützen können.

Produktentwicklung

Produktentwicklungsprojekte sind oft langfristig und beinhalten komplexe Abhängigkeiten zwischen mehreren Teams und Disziplinen.

Wichtige Anforderungen:

  • Langfristige Planung: Tools müssen mehrjährige Entwicklungsprojekte und deren Ressourcenbedarf abbilden können.
  • Flexibilität bei der Ressourcenzuweisung: Die Fähigkeit, multidisziplinäre Teams dynamisch zu organisieren und anzupassen.

Integration von Szenarioanalysen: Simulationsmöglichkeiten, um Auswirkungen von Änderungen im Entwicklungsprozess zu bewerten.

Nicht-funktionale Anforderungen – dringend prüfen!

Unabhängig von der Branche gibt es grundlegende Anforderungen an jedes Ressourcenmanagement-Tool, um Sicherheit, Compliance, Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten. Diese Anforderungen sind nicht direkt mit der Funktionalität des Tools verbunden, tragen jedoch maßgeblich zur Effizienz und Akzeptanz bei.

Wichtige Anforderungen:

  • EU-Arbeitnehmerkonformität: Tools sollten in der Lage sein, länderspezifische Arbeitszeitregelungen und Compliance-Vorgaben zu berücksichtigen.
  • Sicherheitsfeatures: Single Sign-On (SSO), rollenbasierte Zugriffsrechte und Audit-Logs für alle Benutzeraktionen.
  • Barrierefreiheit: Tools sollten die Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) erfüllen, um sicherzustellen, dass sie für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind.
  • Zertifizierungen: Tools sollten ISO 27001 zertifiziert sein und die Anforderungen an Informationssicherheits-Managementsysteme erfüllen. Darüber hinaus sind SOC 2 Type II und SOC 1 Type II Zertifizierungen essenziell, um Datenschutz- und Sicherheitsstandards zu gewährleisten.
  • Intuitive Benutzeroberfläche: Einfache Bedienung, die die Akzeptanz im gesamten Unternehmen fördert.

Diese Anforderungen stellen sicher, dass ein Ressourcenmanagement-Tool nicht nur leistungsfähig, sondern auch sicher, gesetzeskonform und barrierefrei ist. Sie sind besonders wichtig für Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind oder hohe Standards an die IT-Sicherheit und Zugänglichkeit ihrer Lösungen setzen.

Marktanalyse: Vergleich von Ressourcenmanagement-Tools

Die Auswahl eines geeigneten Ressourcenmanagement-Tools ist eine strategische Entscheidung, die den langfristigen Erfolg von Projekten und der Kapazitätsplanung maßgeblich beeinflusst. Um Unternehmen bei dieser Wahl zu unterstützen, wurden in der folgenden Analyse verschiedene Tools bewertet. Der Schwerpunkt lag auf ihrem Funktionsumfang, ihrer Eignung für spezifische Use Cases und ihrer Skalierbarkeit.

Die folgende Grafik vergleicht verschiedene Ressourcen- und Projektmanagement-Tools anhand spezifischer Capabilities und Bewertungskriterien. Sie zeigt auf, wie gut die einzelnen Tools in Bereichen wie Szenarioanalysen, Benutzerfreundlichkeit bei der Planung, Anpassungsfähigkeit von Planungsmetriken, Workflows und Skills Matching sowie Time-to-Value abschneiden.

Ressourcenmanagement Tools Vergleich

Wichtige Erkenntnisse aus der Grafik

  • What-If-Analysen und Szenarioplanung: Während nur Meisterplan und Tempus Resource in Szenarioanalysen gut abschneiden, sticht Tempus Resource als führendes Tool hervor, das diese Funktion besonders umfassend anbietet und dabei gleichzeitig breiter aufgestellt ist.
  • Ease of Use in Staffing & Ressourcenplanung: Tools wie MS-Project und Monday.com punkten durch ihre Benutzerfreundlichkeit, sind jedoch schwach bei komplexeren Anforderungen wie der Multiprojekt-planung von Kapazitäten.
  • Resource Request Workflows & Skills Matching: Hier zeigt die Grafik, dass viele Tools keine umfassenden Fähigkeiten bieten, um Skills-Daten in Workflows zu integrieren und sogar automatische Vorschläge anbietet – eine Stärke von Tempus Resource.

  • Neutrale Analysten-Plattform wie der  “Gartner Magic Quadrant for Adaptive Project Management and Reporting”: Unternehmen, die auf der Suche nach spezialisierten Tools und Technologien für ihr Ressourcen- und Kapazitätsmanagement sind, sollten unabhängige Analystenplattformen wie den «Gartner Magic Quadrant for Adaptive Project Management and Reporting» nutzen. Dieser liefert eine fundierte Bewertung der führenden Anbieter, wobei das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement als eine der zentralen „Critical Capabilities“ berücksichtigt wird.

  • Pricing: Die Darstellung der Preisbewertung zeigt, dass Lösungen wie Tempus Resource im Verhältnis zu ihrem Funktionsumfang eine geringe Investition erfordern, die gleichzeitig den versprochenen Mehrwert leistet.

Die Grafik verdeutlicht, dass spezialisierte Tools wie Tempus Resource für Szenarioanalysen und strategisches Ressourcenmanagement führend sind, während allgemeinere Tools wie Microsoft Project und Smartsheet eher projektbezogene Anforderungen abdecken.

Projektspezifisches vs. holistisches Ressourcenmanagement

Die Wahl zwischen einem projektspezifischen und einem speziell für das Ressourcenmanagement entwickeltem Tool -also holistischen Ressourcenmanagement-Ansatz- ist eine zentrale strategische Entscheidung für Unternehmen. Während projektspezifische Tools darauf ausgelegt sind, die Ressourcenplanung innerhalb einzelner Projekte zu optimieren, verfolgt das holistische Ressourcenmanagement einen umfassenderen Ansatz. Es integriert die Anforderungen auf Unternehmensebene, berücksichtigt Linientätigkeiten, Abwesenheiten, Kalender und strategische Prioritäten, und sorgt so für eine übergreifende Planung und Steuerung.

Ein Tool, das seinen Ursprung im Einzelprojektmanagement oder Work-Management hat, wird jedoch in der Regel nicht oder nur sehr eingeschränkt in der Lage sein, die komplexen Anforderungen eines unternehmensweiten Ressourcenmanagements abzudecken. Der Grund dafür liegt in der Architektur solcher Tools: Sie sind auf die Anforderungen eines einzelnen Projekts oder einer begrenzten Anzahl von Projekten ausgelegt und bieten keine Funktionen, um Ressourcenbedarfe global, über Projekte und Teams hinweg, in Einklang mit Unternehmensstrategien zu planen. Technisch gesehen steht diesen Tools meist die PSP bzw. WBS-Struktur der Projekte im Weg.

Ein häufiges Problem

Der Beleg für die begrenzte Leistungsfähigkeit projektspezifischer Tools ist in der Praxis deutlich sichtbar: Unternehmen, die auf generalistische Werkzeuge wie Projektportfoliomanagement-Tools (z. B. Planisware oder Planview) setzen, greifen dennoch häufig auf Excel zurück, sobald es um die detaillierte Ressourcen- und Kapazitätsplanung geht. Excel wird hier als Ergänzung verwendet, weil die ursprünglichen Tools nicht in der Lage sind:

  • Ressourcen granular zu planen, z. B. unter Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen oder Skillsets.

  • Szenarioanalysen durchzuführen, um Engpässe oder Überkapazitäten zu simulieren.

  • Abwesenheiten, Linientätigkeiten und strategische Prioritäten in einer Plattform zu integrieren.

Unternehmen, die sich auf projektspezifische Tools verlassen, stoßen oft an ihre Grenzen, sobald das Ressourcenmanagement über einzelne Projekte hinausgeht. Diese Tools sind meist nicht darauf ausgelegt, die vielschichtigen Anforderungen eines unternehmensweiten Ressourcenmanagements zu erfüllen, wie die Integration von Linientätigkeiten, strategischen Prioritäten oder Abwesenheitsmanagement. Für ein echtes, holistisches Ressourcenmanagement sind spezialisierte Tools unerlässlich. Lösungen wie Tempus Resource ermöglichen es, Ressourcen global, dynamisch und strategisch zu planen, ohne dabei auf Excel als ergänzendes Werkzeug zurückgreifen zu müssen.

Darüber hinaus bieten solche Plattformen Standardschnittstellen für die Integration mit den gängigen Werkzeugen wie Jira, Microsoft Project oder Azure DevOps, sodass bestehende Prozesse nahtlos unterstützt werden. Diese nahtlose Integration gewährleistet nicht nur eine effiziente Planung, sondern stellt auch sicher, dass Daten zentral verfügbar und jederzeit aktuell sind, um die Anforderungen moderner Unternehmen umfassend zu erfüllen.

Kriterien für die Auswahl des richtigen Tools

Die Auswahl eines geeigneten Ressourcenmanagement-Tools ist eine strategische Entscheidung, die weitreichende Auswirkungen auf die Effizienz von Projekten und die langfristige Kapazitätsplanung und Ihre Workforce hat. Um ein Tool zu finden, das den Anforderungen eines Unternehmens gerecht wird, sollten klare Kriterien herangezogen werden. Diese Kriterien stellen sicher, dass das gewählte Tool nicht nur die aktuellen Herausforderungen adressiert, sondern auch mit den zukünftigen Anforderungen des Unternehmens wächst.

Nachfolgend werden die wesentlichen Kriterien erläutert und ihre Bedeutung für eine fundierte Entscheidung dargelegt:

1. Skalierbarkeit

Das gewählte Tool sollte in der Lage sein, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Insbesondere größere Organisationen benötigen Lösungen, die nicht nur einzelne Teams oder Abteilungen abdecken, sondern auch eine skalierbare Plattform für mehrere Standorte, Geschäftsbereiche und Nutzer bieten.

Unternehmen entwickeln sich ständig weiter. Ein Tool, das heute funktioniert, aber in seiner Kapazität oder Flexibilität begrenzt ist, kann morgen ein Hindernis werden. Skalierbare Tools ermöglichen es Unternehmen, die Planung und Verwaltung von Ressourcen an sich verändernde Anforderungen anzupassen.

2. Benutzerfreundlichkeit

Ein Tool kann noch so leistungsfähig sein – wenn es nicht intuitiv und einfach zu bedienen ist, wird die Akzeptanz bei den Nutzern gering sein. Eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine geringe Lernkurve sind entscheidend, um sicherzustellen, dass das Tool von allen Mitarbeitenden effektiv genutzt wird.

Eine komplexe oder unübersichtliche Benutzeroberfläche führt oft dazu, dass Teams auf alte Workarounds wie Excel zurückgreifen. Einfache Eingabemasken, die gleichzeitig Transparenz im Sinne einer Single-Source-of-Truth sicherstellen, sind hier empfehlenswert.

3. Funktionalität und Tiefe

Das Tool sollte die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen – sowohl auf operativer Ebene (z. B. Zuweisung von Mitarbeitenden auf Aufgaben) als auch auf strategischer Ebene (z. B. Szenarioanalysen oder Skillmanagement).

Ein Tool, das grundlegende Anforderungen wie Kapazitätsplanung nicht abdeckt oder keine Funktionen für Skillmanagement bietet, wird schnell an seine Grenzen stoßen. Spezialisierte Tools wie Tempus Resource bieten hier eine umfassendere Funktionalität (s. Abschnitt „Wichtige Capabilities eines Ressourcenmanagement-Tools“), um langfristige strategische Anforderungen zu adressieren.

4. Integrationen mit bestehenden Systemen

Ein modernes Ressourcenmanagement-Tool sollte nahtlos mit den bestehenden Systemen und Plattformen des Unternehmens zusammenarbeiten können, wie z. B. Jira, Azure DevOps, Microsoft Project oder SAP. Zu achten ist daher auf Standardschnittstellen und/oder eine gut dokumentierte API.

Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Tools in ihrer täglichen Arbeit. Eine fehlende Integration führt zu Datensilos und doppelter Arbeit, da Informationen manuell übertragen werden müssen. Eine gute Integration spart Zeit und stellt sicher, dass Daten in Echtzeit synchronisiert werden.

5. Kosten-Nutzen-Verhältnis

Das gewählte Tool sollte einen klaren Mehrwert im Vergleich zu den Kosten bieten. Dabei sollten nicht nur die Lizenz- oder Implementierungskosten betrachtet werden, sondern auch die langfristigen Einsparungen, die durch eine optimierte Ressourcenplanung erzielt werden können.

Tools wie Planview, Planisware oder Monday.com (oder andere PPM-Systeme) erfordern eine hohe Anfangsinvestition und können ggf. nicht kosteneffizient angepasst werden und müssen dadurch noch viel mehr durch ihre umfassenden Funktionen erhebliche Effizienzgewinne und vermeiden den Rückgriff auf zusätzliche Workarounds wie Excel.

Fazit: Die optimale Lösung finden

Ein Ressourcenmanagement-Tool sollte nicht nur kurzfristige Projekte effizient unterstützen, sondern auch langfristige, strategische Anforderungen abdecken. Tempus Resource ist ein Beispiel für ein Tool, das diese Anforderungen erfüllt, indem es Funktionen wie Skillmanagement, Szenarioanalysen und Echtzeit-Kapazitätsplanung bietet. Diese Funktionen bieten Unternehmen die Möglichkeit, Risiken zu minimieren, Budgets zu optimieren und Ressourcen strategisch auf zukünftige Anforderungen auszurichten. Szenarioanalysen sind damit nicht nur ein Werkzeug zur Problemerkennung, sondern ein essenzielles Mittel für die proaktive Planung und Entscheidungsfindung. Unternehmen, die Wert auf Transparenz, Effizienz und strategische Planung legen, profitieren von solchen spezialisierten Lösungen.

Verwandte Inhalte

Artikel

Was ist Ressourcenplanung? Ein umfassender Leitfaden

Artikel

Projektcontrolling – Ressourcenplanung als Schlüssel

Artikel

Szenarioanalyse – Was wäre wenn?

Entdecke Tempus Resource.

Web Demo >

Jetzt testen >