Abschnitte
- Definition
- Ziele & Aufgaben des Projekcontrollings
- Problemstellungen & Herausforderungen
- Lösungsansätze & Best-Practices
- Die 6 wichtigsten Projektcontrolling Methoden
- Die 7 zentralen Projektcontrolling Kennzahlen
- Warum Ressourcenplanung so wichtig ist
- Wie Software das Projektcontrolling unterstützen kann
- Ausblick
- Fazit
- Häufig gestellte Fragen
- Verwandte Inhalte
Projektcontrolling – Ressourcenplanung als Schlüssel
Autor: Tempus Resource EU
6. Januar 2025
Lesezeit: 12min
Management Summary
Ressourcenplanung ist essenziell, um personelle, finanzielle und sachliche Kapazitäten optimal zu steuern und Engpässe zu vermeiden. Besonders personelle Ressourcen sind der kritischste und komplexeste Faktor, da sie maßgeblich den Projekterfolg beeinflussen. Durch systematische Planung können Über- und Unterauslastungen vermieden, Kosten optimiert und Projektverzögerungen reduziert werden. Dieser Leitfaden diskutiert 6 zentrale Best-Practices, definiert die Ressourcenplanung in 5 Schritten und zeigt, wie moderne Softwarelösungen Unternehmen dabei unterstützen, den Planungsprozess zu automatisieren und Ressourcenengpässe zu vermeiden.
Definition
Was ist Projektcontrolling?
Projektcontrolling umfasst alle Maßnahmen zur Überwachung, Steuerung und Sicherstellung der Zielerreichung innerhalb eines Projekts. Es zielt darauf ab, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
Projektcontrolling vs. Ressourcenplanung
Ressourcenplanung ist ein zentraler Bestandteil des Projektcontrollings. Sie beschreibt die systematische Planung und Zuweisung der benötigten Ressourcen (z.B. Personal, Budget, Material), um Projektziele effizient zu erreichen. Hier finden Sie einen kompletten Leitfaden zu «Was ist Resourcenplanung?».
Ziele & Aufgaben des Projekcontrollings
Projektcontrolling ist ein komplexes Feld, das sich durch vielfältige Herausforderungen auszeichnet. Eine systematische Herangehensweise ist erforderlich, um Projektziele effizient zu erreichen und Risiken zu minimieren.
Ziele des Projectcontrollings
Aufgaben des Projectcontrollings
Problemstellungen & Herausforderungen
Fehlende Transparenz über Ressourcenauslastung: Oft fehlt es an einer klaren Übersicht über die aktuelle und geplante Auslastung der verfügbaren Ressourcen. Dies kann zu Doppelbelegungen oder Unterauslastungen führen, die den Projekterfolg gefährden.
Unklare Rollenverteilung: Unklar definierte Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams können zu Verzögerungen, ineffizienten Arbeitsabläufen und Konflikten führen.
Konflikte bei der Ressourcenallokation: Bei mehreren parallellaufenden Projekten kann es zu Zielkonflikten um die Nutzung kritischer Ressourcen kommen, was eine rechtzeitige Projektfertigstellung gefährdet.
Mangelnde Datenaktualität: Veraltete oder unvollständige Daten erschweren die Entscheidungsfindung und führen zu Fehlplanungen im Projekt.
Fehlende Tools bzw. zentrale Datenbank: Der Einsatz spezialisierter Tools und zentraler Datenbanken fehlt häufig, was zu unzureichender Datenkonsistenz und Verzögerungen führt. Besonders Automatisierungslösungen zur Früherkennung von Problemen und die Nutzung spezialisierter Toollösungen sind oft nicht vorhanden.
Lösungsansätze & Best-Practices
Regelmäßige Berichterstattung (Projektstatus) und Planaktualisierung: Laufende Berichte und Plananpassungen ermöglichen Transparenz und schnelle Entscheidungsfindung.
Planungsqualität verbessern: Optimierung der Planung in Bezug auf Zeit, Umfang und Budget durch die Erfassung von Ist-Zeiten und Ist-Kosten.
Automatisierte Früherkennung von Abweichungen: Implementierung von Alerts mittels Business Intelligence (BI) Tools zur automatisierten Erkennung von Abweichungen anhand von KPIs.
Einsatz digitaler Tools: Einführung spezialisierter Software für Ressourcenplanung und -verwaltung zur verbesserten Datenkonsistenz und Prozessautomatisierung.
Klar definierte Prozesse und Zuständigkeiten: Etablierung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams zur Vermeidung von Doppelarbeit und Unsicherheiten.
Szenarien und Simulationen: Nutzung von Simulations- und Szenario-Tools, um Kosten, Zeitpläne und Ressourcen im Voraus besser zu managen. (z.B. Case Study Deloitte)
Die 6 wichtigsten Projektcontrolling Methoden
Projektstatusberichte
Projektstatusberichte dienen der regelmäßigen Überwachung des Projektfortschritts und geben einen aktuellen Überblick über Kosten, Aufwand und Termine. Sie ermöglichen eine fundierte Entscheidungsgrundlage für Projektmanager und Stakeholder. In der Praxis werden sie häufig in großen Bauprojekten eingesetzt, um den Fortschritt gegenüber Zeit- und Budgetvorgaben zu dokumentieren. Moderne Tools wie Tempus Resource ermöglichen eine automatisierte Erstellung solcher Berichte auf Basis von Echtzeitdaten.
Soll-Ist-Vergleich
Diese Methode vergleicht die geplanten mit den tatsächlich erfassten Werten hinsichtlich Zeit, Budget und Ressourcen. Sie dient der präzisen Nachverfolgung der Kostenentwicklung und hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Der Soll-Ist-Vergleich ist besonders im Finanzcontrolling von Vorteil, da er Transparenz über bereits realisierte Kosten schafft und Projektleitern eine fundierte Entscheidungsbasis bietet. Der Soll-Ist-Vergleich hinsichtlich der Aufwände (Ressourcenplanung) ist aber mit Abstand eines der erfolgreichsten Instrumente des Projektcontrollings, da es insbesondere die knappen Ressourcen sind, die den Projekterfolg sowie deren Ziele sicherstellen und nur schwierig ist diese kurzfristig
Projektstrukturplan (PSP)
Der Projektstrukturplan gliedert ein Projekt hierarchisch in kleinere, besser handhabbare Teilaufgaben. Dies erleichtert die Verteilung der Aufgaben, verbessert die Übersichtlichkeit und fördert eine zielgerichtete Ressourcenplanung. In der Softwareentwicklung wird der PSP häufig genutzt, um komplexe Projekte in Module und Arbeitspakete zu unterteilen, die separat bearbeitet werden können.
Quality Gates (oder Review Gates)
Quality Gates sind definierte Kontrollpunkte im Projektverlauf, an denen überprüft wird, ob definierte Qualitätsanforderungen und Projektziele erreicht wurden, bevor eine Phase abgeschlossen wird. Sie werden oft im Gesundheitswesen oder bei der Produktentwicklung verwendet, beispielsweise um sicherzustellen, dass alle regulatorischen Anforderungen vor der Markteinführung erfüllt sind.
Earned Value Management (EVM)
Das Earned Value Management geht über den klassischen Soll-Ist-Vergleich hinaus, indem es zusätzlich den Leistungsfortschritt bewertet. Es kombiniert Plan-Kosten, Ist-Kosten, Ist-Aufwand und den erbrachten Leistungswert, um eine ganzheitliche Einschätzung der Projektleistung zu liefern. Diese Methode ist in der Luft- und Raumfahrtindustrie weit verbreitet, um komplexe Projekte wie den Bau von Satelliten oder Flugzeugen zu überwachen.
Meilensteintrendanalyse (MTA)
Die Meilensteintrendanalyse überwacht den Fortschritt anhand festgelegter Meilensteine und zeigt Terminabweichungen auf. Sie ist besonders nützlich in IT-Infrastrukturprojekten oder Bauprojekten, um den Projektverlauf systematisch zu überwachen und frühzeitig auf Verzögerungen reagieren zu können.
Fazit
Die sechs wichtigsten Projektcontrolling-Methoden bieten ein umfassendes Set an Werkzeugen, um Projekte erfolgreich zu steuern und zu überwachen. Von der kontinuierlichen Fortschrittskontrolle über präzise Abweichungsanalysen bis hin zur strukturierten Planung und Qualitätssicherung – jede Methode trägt auf ihre Weise zur Risikominimierung und Optimierung der Ressourcennutzung bei. Die richtige Kombination dieser Methoden, angepasst an die individuellen Anforderungen eines Projekts, ist entscheidend für den langfristigen Erfolg.
Die 7 zentralen Projektcontrolling Kennzahlen
1. Earned Value (EV)
Der Earned Value (EV) beschreibt den Wert der tatsächlich erbrachten Leistung zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt. Er berechnet sich aus der prozentual abgeschlossenen Arbeit multipliziert mit dem Gesamtbudget.
2. Planned Value (PV)
Der Planned Value (PV) gibt an, welche Leistung zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt laut Plan erbracht sein sollte. Er dient als Soll-Vergleichswert.
3. Schedule Performance Index (SPI)
Der Schedule Variance (SV) zeigt die Abweichung zwischen geplantem und erreichtem Leistungsumfang.
4. Cost Performance Index (CPI)
Der CPI bewertet die Kosteneffizienz eines Projekts und zeigt, ob es innerhalb des Budgets bleibt.
5. Schedule Variance (SV)
Der Schedule Variance (SV) zeigt die Abweichung zwischen geplantem und erreichtem Leistungsumfang.
6. Cost Variance (CV)
Der Cost Variance (CV) zeigt die Differenz zwischen dem Earned Value und den tatsächlichen Kosten.
7. Estimate at Completion (EAC)
Der EAC prognostiziert die Gesamtkosten des Projekts basierend auf aktuellen Werten.
Die sieben zentralen Projektcontrolling-Kennzahlen bieten eine fundierte Basis zur Überwachung und Steuerung von Projekten. Sie helfen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und ermöglichen eine datenbasierte Entscheidungsfindung. Insbesondere der Einsatz von SPI und CPI in Kombination mit Earned Value bietet umfassende Einblicke in Zeit- und Kosteneffizienz. Moderne Softwarelösungen mit integrierten BI- und Analytics-Funktionen berechnen diese Kennzahlen flexibel, generieren automatische Benachrichtigungen und visualisieren die Ergebnisse übersichtlich.
Warum Ressourcenplanung so wichtig ist
Ressourcenplanung ist der Prozess der systematischen Planung, Zuweisung und Überwachung von Ressourcen, um sicherzustellen, dass Projekte effizient und erfolgreich durchgeführt werden. Dabei werden sowohl personelle, materielle als auch finanzielle Ressourcen berücksichtigt. Ziel der Ressourcenplanung ist es, Engpässe zu vermeiden, Überlastungen zu reduzieren und eine gleichmäßige Auslastung der verfügbaren Ressourcen zu gewährleisten. Diese Tatsachen stehen doch unmittelbar im Zusammenhang mit der Zielsetzung des Projektcontrollings, oder?
„State of Resource Management 2022“-Studie
Die „State of Resource Management 2022„-Studie identifizierte folgende Hauptgründe für Projektschieflagen:
- Überlastung von Ressourcen, d.h. Zuweisung ist höher als die Kapazität.
- Ressourcen sind auf zu viele Projekte gleichzeitig zugewiesen.
- Kapazitätsengpässe von Ressourcen/Fähigkeiten.
- Mangelhafte Planung
- Falsche Zuweisung von Skills
- Budgetknappheit (Kosten – nicht-Personal)
Fünf von sechs Gründen sind direkt oder indirekt mit der Ressourcenplanung verbunden. Ein wichtiger Grund sich genau hier bestmöglich aufzustellen. Ressourcen sind meistens der kritische Faktor für den Projekterfolg, insbesondere bei komplexen Projekten wie großen IT-Projekten oder Bauvorhaben. Unzureichende Ressourcenplanung führt unweigerlich zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Qualitätsmängeln.
Warum ist Ressourcenplanung essenziell?
Eine strukturierte Ressourcenplanung spielt eine Schlüsselrolle im Projektcontrolling, da sie dazu beiträgt:
1. Engpässe zu vermeiden: Durch frühzeitige Identifikation von Kapazitätsproblemen können rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
2. Kosten zu reduzieren: Effizienter Ressourceneinsatz minimiert unnötige Ausgaben.
3. Produktivität zu maximieren: Eine gleichmäßige Verteilung der Aufgaben erhöht die Effizienz im Projektverlauf.
Die Elemente der Ressourcenplanung
Maßnahmen für eine effektive Ressourcenplanung
In «Was ist Ressourcenplanung? Ein umfassender Leitfaden» finden Sie «6 Best Practices zur optimalen Ressourcenplanung» sowie «Ressourcenplanung in 5 Schritten»
Wie Software das Projektcontrolling unterstützen kann
Tempus Resource ist eine spezialisierte Softwarelösung für die Ressourcenplanung, die Unternehmen dabei unterstützt, Projekte effizient zu steuern und die Ressourcennutzung zu optimieren. Gleichzeitig bietet die Software Alle zentralen Funktionalitäten eines Projektmanagements und Projektcontrollings ab und zerschlägt den gordischen Knoten zwischen PPM-Tools mit unzureichendem Funktionsumfang in der Ressourcenplanung.
Dank dieser umfassenden Funktionen ermöglicht Tempus Resource eine zentrale, flexible und datenbasierte Steuerung der Ressourcenplanung bei gleichzeitiger Sicherstellung Projekte effizienter und transparenter durchzuführen.
Ausblick
Einsatz von künstlicher Intelligenz
Die Zukunft des Projektcontrollings wird zunehmend durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) geprägt sein. KI-basierte Systeme ermöglichen nicht nur eine präzisere Ressourcenprognose, sondern auch eine intelligente automatische Früherkennung von Projektabweichungen und potenziellen Risiken. Dies verbessert die Reaktionsfähigkeit und hilft, Probleme proaktiv zu vermeiden.
Cloud-basierte Lösungen
Cloud-basierte Lösungen werden weiterhin an Bedeutung gewinnen, da sie eine globale Projektsteuerung und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Dies ist besonders bei international verteilten Teams von Vorteil, um Transparenz und Konsistenz in der Projektsteuerung sicherzustellen.
Integration von BI & Analytics
Auch die Integration von BI & Analytics wird weiter ausgebaut, um Entscheidungsprozesse zu automatisieren und datenbasierte Erkenntnisse in Echtzeit bereitzustellen. Tools wie Tempus Resource werden dabei eine Schlüsselrolle spielen, indem sie diese Entwicklungen bereits heute in ihre Softwarearchitektur integrieren und kontinuierlich weiterentwickeln.
Fazit
Projektcontrolling ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die Planung, Überwachung und Steuerung komplexer Projekte. Eine strukturierte Ressourcenplanung spielt dabei eine Schlüsselrolle, um Engpässe zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und eine termingerechte Fertigstellung sicherzustellen.
Moderne Softwarelösungen wie Tempus Resource bieten eine Vielzahl leistungsstarker Funktionen, um Ressourcenplanung und Projektcontrolling zu optimieren. Von Echtzeit-Übersichten über Ressourcenauslastung bis hin zu automatisierten Statusberichten und KI-gestützten Prognosen – Tempus Resource unterstützt Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten zu treffen.
Zukünftig werden insbesondere der Einsatz von KI, Cloud-Technologien und BI-gestützte Analysen weiter an Bedeutung gewinnen. Sie ermöglichen eine noch präzisere Ressourcensteuerung, automatische Frühwarnsysteme und eine umfassende Visualisierung von Projektdaten.
Die Kombination aus datenbasierter Planung und intelligenten Analysetools stellt sicher, dass Projektziele effizient und im Budgetrahmen erreicht werden.
