Abschnitte
- Einleitung: Herausforderungen eines globalen Portfolios
- Die Herausforderungen: Komplexität und mangelnde Transparenz
- Die Lösung: Tempus Resource als Schlüssel zur Optimierung
- Die Vorteile von Tempus Resource
- Fazit: Nachhaltige Ressourcenoptimierung mit Tempus Resource seit über 7 Jahren
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Case Study: Effiziente Ressourcenplanung und Kapazitätssteuerung bei Helvetia mit Tempus Resource
Autor: Tempus Resource EU
20. März 2025
Lesezeit: 20min
Management Summary
Ressourcenplanung ist essenziell, um personelle, finanzielle und sachliche Kapazitäten optimal zu steuern und Engpässe zu vermeiden. Besonders personelle Ressourcen sind der kritischste und komplexeste Faktor, da sie maßgeblich den Projekterfolg beeinflussen. Durch systematische Planung können Über- und Unterauslastungen vermieden, Kosten optimiert und Projektverzögerungen reduziert werden. Dieser Leitfaden diskutiert 6 zentrale Best-Practices, definiert die Ressourcenplanung in 5 Schritten und zeigt, wie moderne Softwarelösungen Unternehmen dabei unterstützen, den Planungsprozess zu automatisieren und Ressourcenengpässe zu vermeiden.
Einleitung: Herausforderungen eines globalen Portfolios
Helvetia, der führende Allbranchenversicherer in der Schweiz, bietet seit über 160 Jahren maßgeschneiderte Versicherungs- und Rückversicherungslösungen. Mit Standorten in ganz Europa und einer globalen Präsenz im Bereich Specialty Markets ist das Unternehmen auf die individuellen Bedürfnisse seiner Kunden spezialisiert.
Mit einem umfassenden Portfolio von 256 Projekten stand Helvetia jedoch vor erheblichen Herausforderungen in der Ressourcenplanung und Kapazitätssteuerung. Ziel war es, ein benutzerfreundliches Tool einzuführen, das Transparenz schafft, Ressourcenkonflikte frühzeitig aufdeckt und eine datenbasierte Entscheidungsfindung ermöglicht.
Die Herausforderungen: Komplexität und mangelnde Transparenz
Die Lösung: Tempus Resource als Schlüssel zur Optimierung
Helvetia entschied sich für Tempus Resource, um die Herausforderungen in der Ressourcenplanung, Ressourcensteuerung und Kapazitätsplanung zu bewältigen.
Warum Tempus Resource?
Tempus Resource überzeugte durch seine Fähigkeit, Transparenz in das gesamte Portfolio zu bringen und datenbasierte Entscheidungen zu erleichtern:
- Ressourcenplanung: Klare Übersicht über Ressourcenzuweisungen auf Projektebene.
- Kapazitätsplanung: Simulation von Kapazitäten, um Engpässe vorherzusehen und zu vermeiden.
- Ressourcensteuerung: Frühzeitige Identifikation von Konflikten und Abhängigkeiten zwischen Teams und Projekten.
„Tempus Resource war genau das, was wir brauchten“, sagt Tim Ruprecht, Projektportfoliomanager bei Helvetia. „Es ermöglicht uns, Ressourcenkonflikte vorab zu erkennen und datenbasierte Priorisierungen vorzunehmen.“
Die Einführung neuer Prozesse und Rollen
Nach der Implementierung von Tempus Resource führte Helvetia neue Prozesse und Rollen ein, um die Ressourcenplanung und Kapazitätssteuerung effektiver zu gestalten:
1. Ressourcenmanager (RM)
Ressourcenmanager sind dafür verantwortlich, operative Aufgaben zuzuweisen, Kapazitäten ihrer Teams darzustellen und Ressourcenanfragen zu bearbeiten. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen Projekt- und Portfoliomanagement.
2. Projektmanager (PM)
Projektmanager übernehmen die Planung ihrer Projekte hinsichtlich personeller und finanzieller Ressourcen. Änderungen in der Planung melden sie dem Portfolio-Komitee, da selbst kleine Anpassungen erhebliche Auswirkungen auf Budgets und Kapazitäten haben können.
3. PPM-Management
Das PPM-Management fungiert als Eskalationsinstanz für Ressourcenkonflikte. In Fällen, in denen Projekt- und Ressourcenmanager keine Lösung finden, wird der Konflikt an das PPM-Management und gegebenenfalls an das Projektportfolioboard weitergeleitet.
Ein rollierender Planungsprozess
Helvetia führte einen rollierenden 3-Monats-Planungsprozess ein, der auf Tempus Resource basiert. Projektmanager aktualisieren ihre Pläne monatlich, während Ressourcenmanager ihre Kapazitätspläne in Tempus Resource pflegen.
„Dieser Prozess war ein großer Fortschritt gegenüber Excel, wo nur die ursprüngliche Projektplanung verfügbar war.“ erklärt Tim. Insbesondere durch eine zentrale Datenbank für Projekt, Linientätigkeiten und Abwesenheiten ermöglichte es alles Stakeholdern stets die gleichen Informationen zu sehen.
Vorteile von Tempus Resource für die Stakeholder
Für Ressourcenmanager
Tempus Resource bietet Ressourcenmanagern eine transparente Übersicht über die Anforderungen aller Projekte und ermöglicht es, Kapazitäten effizient zu steuern. Ressourcenkonflikte können frühzeitig eskaliert und über das PPM-Management gelöst werden, wodurch Teams vor Überlastung geschützt werden.
Für Projektmanager
Projektmanager profitieren von der zentralisierten Datenverfügbarkeit. Sie können Kapazitätsdaten, Ressourcenzuweisungen und Zeitdaten in einem Tool einsehen. Zudem garantiert der Genehmigungsprozess, dass zugesagte Ressourcen nicht verschoben werden.
„Mit Tempus Resource haben wir feste Ressourcenzusagen, sodass Projekte konsistenter ablaufen können“, sagt Tim.
Leichtere KPI-Verfolgung
Mit Tempus Resource kann Helvetia vier wichtige KPIs einfach überwachen:
- Genehmigung von Ressourcenanfragen: Überwachung der Effizienz bei der Bearbeitung von Anfragen.
- Plan-Ist-Abgleich: Prüfung, ob Ressourcen wie geplant eingesetzt werden.
- Ungeplante Stunden: Analyse von Abweichungen zur ursprünglichen Planung.
- Datenqualität: Verbesserung der Planungsdaten durch regelmäßige Berichterstattung.
Die Vorteile von Tempus Resource
Fazit: Nachhaltige Ressourcenoptimierung mit Tempus Resource seit über 7 Jahren
Die Einführung von Tempus Resource hat Helvetia dabei geholfen, ihre Prozesse in der Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung und Ressourcensteuerung nachhaltig zu verbessern.
Dank der neuen Transparenz können Ressourcenkonflikte frühzeitig identifiziert und gelöst werden, während das Management von belastbaren Daten für strategische Entscheidungen profitiert. Tempus Resource hat sich als unverzichtbares Tool erwiesen, um die Herausforderungen eines großen Projektportfolios zu bewältigen und langfristige Effizienz zu gewährleisten.
